Requirements Engineering mit Excel - für kleine Projekte bedingt, für große nicht brauchbar

Eigentlich liegt es auf der Hand: Requirements Engineering mit Excel. Auf fast jedem Bürorechner ist die Software des Herstellers Microsoft installiert. Warum also nicht direkt mit dem Office Standard-Tool alle Business und IT Anforderungen aufnehmen, dokumentieren, abstimmen und nachhalten? Im mosaiic Impuls beleuchten wir, wo die Desktop Variante von Microsoft Excel seine Vorteile im Requirements Engineering ausspielt. Zudem gehen wir auf die Schwächen der Standardsoftware in dieser Entwicklungsdisziplin ein.

Requirements Engineering mit Excel

Wir schreiben das Jahr 1985. Erstmalig stellt Microsoft die graphische Tabellenkalkulation Excel vor. Damals nur für den Apple Macintosh erhältlich, erscheint die Software zwei Jahre später auch für den Standard-PC auf Basis von Windows 2.0. Inzwischen ist Microsofts Excel aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Auf fast jedem Bürorechner läuft die Software. In über 30 Jahren hat Microsoft sein Produkt stetig weiterentwickelt. Das funktionsmächtige Multitalent gibt es jetzt auch online per Cloud Service sowie auf mobilen Endgeräten.

Gerade zu Beginn einer Requirements Engineering Initiative klingt es daher verlockend: wenn schon alle Excel haben und mit dem Werkzeug umgehen können, warum nutzen wir die Allzweck-Software dann nicht für das Erheben, Dokumentieren, Abstimmen und Verwalten von Anforderungen?

Requirements Engineering mit Excel - Requirements Traceability Matrix

Wir haben uns Microsoft Excel 2016 Enterprise 2016 Standalone PC Version für die Aufgaben des Requirements Engineerings näher angesehen. In der Einzelplatzversion ist das Tool für rund 140 Euro zu haben. Alternativ lässt sich die Software im Rahmen eines Office 365 Abonnements für rund 10 Euro pro Monat beziehen. Anhand einer Pro & Contra Gegenüberstellung erklären wir, ob und wann sich das Tool für die Disziplin des Anforderungsmanagements eignet.

Requirements Engineering mit Excel - Product Backlog

Pros

  • Excel ist bekannt: Großer Trumpf von Microsoft Excel – jeder im Unternehmen kennt es, jeder hat es auf seinem Computer installiert. Bei Nutzung für das Requirements Engineering fallen damit keine zusätzlichen Kosten für Lizenzen und Schulungen an.
  • Excel ist gut integriert: Ob XML, CSV, TXT oder Office Dateien – Excel erlaubt den Import und Export von diversen Datenformaten. Auch bietet es zahlreiche Abfrageschnittstellen zu Datenbanken wie beispielsweise IBM DB2, PostgreSQL oder Sybase. Über zusätzliche Addons lassen sich ebenfalls Dateien im Requirements Interchange Format (ReqIF) importieren und exportieren.
  • Excel ist gut dokumentiert: Große Verbreitung führt zu umfassender Dokumentation. Das Internet, allen voran Microsoft, bietet umfassende Hilfestellung zur Nutzung der Basisfunktionen des Tools. Auch zur Anwendung in der Domäne des Requirements Engineerings findet sich online Unterstützung.
  • Excel ist ausgereift: Seit über drei Dekaden arbeitet Microsoft intensiv an der Weitentwicklung seines Evergreens. Diese Reife merken wir der Software auch an. Die graphische Benutzerschnittstelle ist durchdacht, 2017 stürzt das Werkzeug kaum noch ab.
  • Excel ist funktionsmächtig: Komplizierte Kalkulationen, Pivot-Tabellen, Diagrammdarstellungen – Excel bietet ein umfassendes Repertoire an Datenoperationen und Visualisierungsfunktionen. Zudem können Sie individuelle Funktionen mittels der Skriptsprache Visual Basic for Applications (VBA) selbst programmieren.
  • Excel kann sofort eingesetzt werden: Dank seiner hohen Verbreitung lässt sich mit Excel sofort die Requirements Engineering Arbeit aufnehmen. Die beiden essentiellen Faktoren 1. Software und 2. Anwendungswissen sind direkt ab Start vorhanden.

Cons

  • Excel ist RE-funktionsarm: In Sachen Requirements Engineering dient Microsoft Excel lediglich als Baukasten. Spezielle Anforderungsmanagement-Workflows wie Erhebung, Review, Priorisierung oder Abstimmung von Anforderungen müssen zunächst in Eigenregie entwickelt werden. Auch agile Konzepte wie Kanban Board, Product Backlog oder Burn Down Charts müssen erst implementiert werden. Das bereitet Aufwand und kostet Zeit.
  • Excel historisiert nicht: Nachverfolgung der Weiterentwicklung von Anforderungen? Nicht mit Excel! Von Haus aus speichert das Tool keine Zwischenstände von Anforderungen, ihren Eigenschaften oder ihren Beziehungen ab. Microsofts hauseigene Zusatzlösungen wie SharePoint oder OneDrive helfen, kosten aber zusätzlich Lizenzgebühren und verursachen Administrationsaufwände.
  • Excel unterstützt keine Modellierungssprachen: Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, kein Modellierungswerkzeug. In Konsequenz werden typische Requirements Engineering Modellsprachen wie Unified Modeling Language, Systems Modeling Language oder Business Process Model and Notation nicht unterstützt. Kleines Trostpflaster: Abbildungen von Modellen und Diagrammen können als Bilddatei in ein Arbeitsblatt eingefügt werden.
  • Excel unterstützt Nachverfolgbarkeit nur eingeschränkt: Excel ist definitiv kein Meister darin, Beziehungen zwischen Anforderungen bzw. Anforderungen und nachgelagerten Entwicklungsartefakten abzubilden. Über Hyperlinks sowie einer ausgetüftelten Arbeitsmappen- und Tabellenstruktur lassen sich diese Traceability-Eigenschaften aufwendig und fehleranfällig nachbilden.
  • Excel ist fehleranfällig: Ein Excel Arbeitsblatt vermischt die Daten-, Funktions- und Anzeigeebene. Zunächst ist dieser Umstand vorteilhaft, erhalten Sie als Nutzer bequem immer das, was Sie auch direkt anzeigen und eingeben. Gleichzeitig können Sie auch auf allen drei Ebenen ändern, was zu Fehlern führt.
  • Excel eignet sich nicht für Zusammenarbeit: Zwar können in Excel 2016 mehrere Personen parallel an einer Datei arbeiten, wirklich spezialisiert für die Kollaboration im Team ist das ursprünglich für den Solobetrieb konzipierte Tool jedoch nicht.
  • Excel bietet kein Rollen-/Rechtemanagement: Sowohl eine Excel-Datei, als auch einzelne Zellen können über ein Passwort mit einem Lese- bzw. Editierschutz versehen werden. Das war es dann aber auch schon. Microsofts Lösung bietet keinen weiteren Zugriffsschutz.

Methode

Die Grundlage unserer Tool-Untersuchung bildet ein strukturierter Analysebogen. Auf Basis von 66 Fragen aus 6 verschiedenen Kategorien evaluierten wir die Fähigkeiten und Eigenschaften der Requirements Engineering Software. Neben generellen Werkzeug- und Betriebsaspekten wie Schnittstellen, Softwarearchitektur und Lizenzierung untersuchten wir spezifische Aufgaben und Bedarfe aus der Disziplin des Anforderungsmanagements. Den fachlichen Rahmen spannte dabei das International Requirements Engineering Board mit seiner umfassenden Dokumentation auf.

Fazit

Stehen Sie mit dem Requirements Engineering in Ihrem Unternehmen am Anfang, dann ist Microsoft Excel softwareseitig ein valider Ausgangspunkt. Jeder kennt das Tool, zudem ist es auf allen Bürorechnern installiert.

Sobald jedoch die Anforderungsbeziehungen vielschichtiger, das Volumen an Anforderungen größer oder die Menge der einzubindenden Stakeholder umfangreicher werden, stößt das Tool schnell an seine Grenzen. Dazu kommt, dass kein Requirements Engineering Prozess direkt unterstützt wird. Sie müssen alles selbst entwickeln. Schnell übersteigen diese Aufwände die Kosten für Anschaffung und Betrieb eines spezialisierten Requirements Engineering Werkzeugs.

// Analyse: Tobias Smuda, Text: Dr. Christopher Schulz

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