Requirements Engineering mit MeisterTask - Anforderungen nach dem Kanban-Prinzip aufnehmen und managen

Immer mehr Unternehmen entwickeln Ihre Produkte, Dienstleistungen und IT-Systeme agil. Auch das Requirements Engineering, also das Erheben, Dokumentieren, Abstimmen und Nachhalten von Business und IT-Anforderungen, erfolgt verstärkt nach agilen Prinzipien und Werten. Grund genug, sich eine Softwarelösung anzuschauen, die einen agilen Ansatz verfolgt.

Im deutschsprachigen Raum ist seit rund zwei Jahren das Online Tool MeisterTask auf dem Markt. Die Software verschreibt sich ganz und gar dem Kanban-Prinzip als eine wesentliche agile Technik. Wir haben uns das Webtool angesehen und berichten in diesem mosaiic Impuls, ob und wie MeisterTask die Aufgaben des Requirements Engineerings sinnvoll unterstützt.

Requirements Engineering mit MeisterTask

Um eines vorwegzunehmen: MeisterTask ist kein dediziertes Requirements Engineering Tool. Es handelt sich vielmehr um eine Software für die Kollaboration und das Aufgabenmanagement, sowohl für Einzelanwender als auch Projektteams.

Mit wenigen Mausklicks lässt sich das Tool aber auch für das Managen von Anforderungen heranziehen. Dazu legen Sie einfach ein neues Entwicklungsprojekt an. MeisterTask schlägt Ihnen zu Beginn ein Kanban-Board vor, welches in die drei Sektionen ‘Offen’, ‘In Arbeit’ und ‘Erledigt’ unterteilt ist. Zum Kanban-Board können Sie nach Bedarf und bequem per Mausklick weitere Sektionen hinzufügen sowie bestehende Sektionen löschen, umbenennen oder verschieben. Pro Anforderung erstellen Sie nun in der Sektion ‘Offen’ eine eigene Karte, einen sogenannten Requirement Task.

Alle Informationen zur Anforderung notieren Sie in der Karte. Zudem können Sie weiterführende Abbildungen, Checklisten und Links anhängen. Je nach Ihren internen Entwicklungsabläufen verschieben Sie die Karte per Drag & Drop in die nachfolgende Sektion, beispielsweise als Übergabe zu den Entwicklern oder als Input für die Reviewer. MeisterTask erlaubt die Verwaltung einer unbegrenzten Anzahl von Karten. Auch bei der Anzahl gleichzeitig interagierender Nutzer pro Projekt, Sektion oder Task gibt es Tool-seitig keine Limitierungen.

Die Anwendung ist cloud-basiert. Für den Zugriff benötigen Sie lediglich einen aktuellen Webbrowser und eine stabile Internetverbindung. Sowohl Nutz- als auch Konfigurationsdaten werden in Frankfurt am Main – also in Deutschland mit nationalen Datenschutzrecht – gespeichert (weitere Infos). Stand September 2017 ist eine freie (‘Basic’) und kostenpflichtige (‘Pro’) Variante verfügbar. Letztere bietet gegen rund 8 Euro pro Monat und Nutzer verschiedene Zusatzfunktionen wie Statistiken oder Projektgruppen. Für die Zukunft ist die Einführung einer Business Version für mehrere parallel arbeitende Teams geplant.

Hinter MeisterTask steht die 2006 gegründete deutsch-österreichische Softwareschmiede MeisterLabs. Nach dem 2007 veröffentlichten Mindmapping Tool MindMeister folgte 2015 MeisterTask. Seit dem initialen Release entwickelt der Mittelständler sein Produkt stetig weiter, veröffentlich Fehler-Patches und Funktions-Updates mehrmals im Monat.

Wir haben uns die Lösung speziell aus dem Blickwinkel eines Requirement Engineers angesehen. Nachfolgend die wichtigsten Vor- und Nachteile.

Pros

  • MeisterTask erlaub den direkten Start: Eine Emailadresse für die Registrierung genügt und Sie können sofort mit dem Online Tool und der Erfassung von Anforderungen loslegen. Auch ohne Angabe von Zahlungsinfos oder spezifischer Firmendaten.
  • MeisterTask unterstützt die agile Entwicklung: Product Backlog? Sprint Backlog? User Story?! Ganz klar, die Unterstützung von agilen Techniken stand bei MeisterLabs während der Konzeptionsphase ganz oben im Pflichtenheft. Beachten Sie, dass Sie alle agilen Konstrukte zuvor im Tool definieren müssen, in Folgeprojekten dann aber wiederverwenden können.
  • MeisterTask strukturiert die Anforderungsarbeit: Mögen Sie Strukturieren? Wir auch! Und diese schafft das Tool. Es gilt: pro erhobener Anforderung eine Karte. Diese können Sie mittels Schlagworten (engl. Tags) kategorisieren, mit Fristen, Verantwortlichen und Dateianhängen versehen. Alles liegt zentral an einem Ort.
  • MeisterTask fördert die Kollaboration: Egal ob per Smartphone, Tablet oder klassisch mit dem Desktop PC – Sie und Ihre Kollegen können mit (fast) jedem Internetfähigen-Endgerät auf Ihre Sammlung von Anforderungen zugreifen und diese weiterentwickeln. Einfache Requirements Engineering Workflows lassen sich schnell per Section Actions realisieren.
  • MeisterTask ist benutzerfreundlich: Im Gegensatz zu den grauen Excel-Tabellen und leblosen Word-Dokumenten wirkt MeisterTask erfrischend. Die Software bedient sich einfach und intuitiv. Falls doch Fragen aufkommen unterstützt Sie die englisch- und deutschsprachige Hilfe, die regelmäßigen Hersteller-Webinare sowie die zahlreichen YouTube Videos.
  • MeisterTask bietet zahlreiche Reports: Insbesondere in der Messung von organisatorischen Aspekten wie Produktivität, Fristeinhaltung oder Zeitbedarf spielt MeisterTask seine funktionalen Stärken aus. Spezifische Berichte für das Management von Anforderungen fehlen jedoch.
  • MeisterTask macht Spaß: MeistTask demonstriert: die Arbeit mit Anforderungen darf auch Spaß machen. Das schrittweise Befüllen und Verschieben von Requirements Karten weckt den Spieltrieb und bereitet Freude. Hersteller MeisterLabs liefert ein zugängliches Bedienkonzept, das fast schon süchtig macht.

Cons

  • MeisterTask besitzt wenige RE-Funktionen: Analog Excel fungiert MeisterTask nur als funktionelle Basis für Ihre Requirements Engineering Aufgaben. Domänenspezifische Workflows (z.B. Erhebung und Reviewprozess) und Artefakte (z.B. User Stories, Use Cases) müssen Sie zunächst selbst definieren und verproben. Hilfreich sind dabei die sogenannten Section Actions, selbstdefinierte Aktionen (z.B. E-Mailbenachrichtigung, Statusänderungen) die bei bestimmten Ereignissen ausgelöst werden.
  • MeisterTask unterstützt keine Modellierung: MeisterTask fokussiert auf Abläufe und Arbeitsmethodik. Die Software bietet keine Funktionen zum Modellieren von Anforderungen. So müssen Sie sich bei Bedarf nach Unified Modeling Language oder Ereignisgesteuerten Prozessketten mit anderen Werkzeugen behelfen. Die resultierenden Modelle können Sie anschließend als Grafik an die Anforderungskarten anhängen.
  • MeisterTask generiert keine lesbaren Spezifikationen: Zwar können Sie eine einzelne Anforderungskarte oder das komplette Projekt als CSV oder PDF exportieren bzw. ausdrucken, der resultierende Extrakt ist jedoch weit davon entfernt eine offizielle Spezifikation oder bindende Vertragsgrundlage zu sein.
  • MeisterTask bietet keine Baselining und Variantenfunktionen: Sie möchten einen bestimmten Stand der Anforderungen einfrieren und als Basislinie für einen Release heranziehen? Nicht mit MeisterTask. Ebenfalls nicht im Scope des Tools ist das Requirements Engineering von Produktvarianten, beispielsweise durch Wiederverwendung von Anforderungen oder Feature Trees.
  • MeisterTask unterstützt Nachverfolgbarkeit nur eingeschränkt: Es ist möglich einzelne Anforderungskarten per untypisierten Hyperlinks zu verknüpfen. Anspruchsvollere Requirement Traceability Konzepte wie Verfolgbarkeitsgraph oder -matrix bietet das Tool nicht.
  • MeisterTask hat nur ein einfaches Rollen-/Rechtemanagement: Die Software erlaubt das Veröffentlichen eines Projektes, entweder komplett für alle oder an einen ausgewählten Nutzerkreis. Rolle, Gruppen oder andere Berechtigungsstrukturen sind in der aktuellen Version nicht vorhanden.

Methode

Die Grundlage unserer Tool-Untersuchung bildet ein strukturierter Analysebogen. Auf Basis von 66 Fragen aus 6 verschiedenen Kategorien evaluierten wir die Fähigkeiten und Eigenschaften der Requirements Engineering Software. Neben generellen Werkzeug- und Betriebsaspekten wie Schnittstellen, Softwarearchitektur und Lizenzierung untersuchten wir spezifische Aufgaben und Bedarfe aus der Disziplin des Anforderungsmanagements. Den fachlichen Rahmen spannte dabei das International Requirements Engineering Board mit seiner umfassenden Dokumentation auf.

Fazit

Nach einer intensiven Test- und Analysephase sind wir sicher: MeisterTask spielt seine Trümpfe beim Management von Anforderungen aus. Die virtuelle Kanban-Lösung geht dabei in die Breite und Tiefe. Übersichtlich werden alle Anforderungen auf einer Bildschirmseite präsentiert. Die Details erhalten Sie nach Klick auf einer entsprechenden Anforderungskarte.

An die Grenzen stößt die Software in der Nachverfolgbarkeit und dem Modellieren von Anforderungen. Auch die technische Einbettung des Systems in mittleren bis großen Organisationen (z.B. Anbindung Active Directory, Verknüpfung mit Testsystem, Schnittstellen zum Projektmanagementsystem) steht mit den angebotenen Integrationsfunktionen erst am Anfang.

// Analyse: Tobias Smuda, Text: Dr. Christopher Schulz

Download: Requirements Engineering Tool Survey Fact Sheet