Auf Speed - 4 Tipps um die Software Auswahl im Unternehmen spürbar zu beschleunigen

Wie lange haben Sie für die letzte Tool Evaluierung gebraucht? Mehrere Wochen? Monate? Fast ein gesamtes Jahr? Regelmäßig beobachten wir in Unternehmen, dass der Prozess der Software Auswahl sich unnötig in die Länge zieht. Man ist sich uneins, welche Anforderungen nun die wichtigsten sind, welche Tool Hersteller überhaupt in Frage kommen, nach welchen Verfahren eine Auswahl eigentlich stattfinden soll. Und während für die Fachseite die vermeintlich beste Lösung bereits feststeht, ist technisch und kaufmännisch vieles noch offen.

Dabei gibt es vier einfache Maßnahmen, wie Sie die Entscheidung für eine Softwarelösung beschleunigen können. Im mosaiic Impuls stellen wir Ihnen diese vier Speed-Tipps vor.

Software Auswahl Speed-Tipp 1: Einen digitalen Request for Information nutzen

Fast immer handelt es sich bei einer Software Auswahl im B2B um eine nicht unerhebliche Investitionen. Tool Anpassung und Einführung verursachen einmalig, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung wiederkehrend nennenswerte Kosten. Eine sorgfältige Bewertung ist daher unerlässlich. Das Problem dabei: gerade in einer frühen Phase des Software Auswahlprozesses kommt oft eine sehr hohe Anzahl von potentiell relevanten Tool Herstellern für die noch sehr grob umrissenen Anforderungen in Frage. Alle Anbieter einzeln zu kontaktieren und zu fachlichen Details befragen verursacht hohe Aufwände und ist nur in den seltensten Fällen personell leistbar.

Sie beschleunigen Ihren Tool Evaluierung mit Hilfe eines digitalen Request for Information (RfI). Dazu erstellen Sie einen webbasierten Fragekatalog, der Ihre wesentlichsten fachlichen, technischen und kaufmännischen Anforderungen nebst einer eindeutigen Bewertungsskala beinhaltet. Senden Sie einen personalisierten Link an die in Frage kommenden Anbieter. Bitten Sie um Antworten innerhalb von zwei Wochen.

Der Vorteil eines digitalen RfI ist die Skalierbarkeit. Treffen Sie auf einen weiteren potentiellen Tool Hersteller, senden Sie diesem einfach die Webbefragung. Weiter Pluspunkt ist die Vergleichbarkeit. Bei unmissverständlich formulierten Fragen und Antworten erhalten Sie eine sehr gute Indikation darüber, welches Tools und Anbieter Sie auf eine Shortlist setzen und weiterverfolgen sollten. Last not least signalisiert Ihnen bereits das erste Antwortverhalten der Hersteller, wie interessiert diese an einer Zusammenarbeit mit Ihnen sind.

Software Auswahl Speed-Tipp 2: Mit K.O.-Kriterien arbeiten

Sie kennen es von Kaufentscheidungen aus Ihrem Privatleben. Spezifische Lösungen können sie kategorisch ausschließen, da bestimmte K.O.-Kriterien einfach nicht zutreffen. Praxisbeispiel: Autokauf. Eine 4-köpfige Familie plant die Neuanschaffung eines PKWs. Die 2-Sitzer Cabrios kommen für die beiden erwachsenen Entscheider ebenso wenig in Frage wie der kleine Stadtflitzer smart fortwo. Beide Alternativen können von der Lösungsliste.

Auch bei einer Tool Evaluierung können Sie die Geschwindigkeit mittels K.O.-Kriterien erhöhen. Bei jedem von uns begleiteten Software Auswahlprojekt gab es Anforderungen, die einfach erfüllt sein mussten, ansonsten kam die gesamte Lösung nicht in Frage. Finden und markieren Sie solche Anforderungen als K.O. Kriterium. Falls eine Lösung ein K.O.-Kriterium nicht erfüllt ist das ein Show-Stopper bzw. für Sie eine Arbeitserleichterung. Sie brauchen das Tool nicht weiter zu betrachten.

Hingegen raten wir bei der Gewichtung von Anforderungen zur Vorsicht. Warum? Neben der Aufstellung und Bewertung der Anforderungen, müssen Sie jetzt sich jetzt zusätzlich auf die richtige Gewichtung einigen. Je mehr Bewerter Ihre Software Auswahl umfasst, desto schwieriger und langwieriger das Aushandeln dieser Gewichte.

Software Auswahl Speed-Tipp 3: Einen standardisierten Anforderungskatalog einsetzen

In digitalen Zeiten gehört die Software Auswahl in Unternehmen fast schon zum Regelbetrieb. Anforderungen werden formuliert, der Markt der Lösungen untersucht und schließlich das passendste Tool ausgewählt. Nach unserer Erfahrung wiederholen sich mindestens 30 Prozent der Anforderungen, losgelöst, um welche Software es sich letztlich handelt.

Bei unseren Tool Assessments nutzen wir zu Beginn einen standardisierten Anforderungskatolg. Dieser enthält rund 40 Basiskriterien, generische Anforderungen die in den vergangenen Evaluierungsprojekten wiederkehrend eine grundlegende Rolle gespielt haben. Entwickeln Sie sich ebenfalls einen Anforderungskatalog. Statt das Rad immer wieder neu zu erfinden, setzen Sie auf erprobten Kriterien auf. Und sparen sich somit Zeit bei der Software Auswahl.

Software Auswahl Speed-Tipp 4: Auf einen definierten Vorgehen aufsetzen

Eine weitere wahrgenommene Bremse bei der Software Auswahl ist das Vorgehen, besser gesagt ein fehlendes Vorgehen. Anforderungen werden definiert, Hersteller kontaktiert, erste Workshops finden statt, Kriterien werden nachgeschärft, neue Workshops vereinbart, etc.. Der Evaluierungsprozess gleicht einem Zyklus, statt einen einmalig durchzuführenden Ablaufplan (siehe auch Auf den Punkt – worauf es bei einer Tool Evaluierung wirklich ankommt). Es droht die Paralyse durch Analyse.

Verkürzen Sie die Dauer des Software Auswahlprozesses, indem Sie Ihre Aktivitäten in ein strukturiertes Vorgehen einbetten. Was heißt das konkret? Wir bringen beispielsweise bei der Anforderungsbewertung immer eine 5-stufige Likert-Skala zum Einsatz. 1 steht dabei für ‘sehr schlecht’, 5 für sehr gut’, 0 für ‘nicht vorhanden’. Die Einteilung sind die beteiligten Akteure von Bewertungsportalen, Onlineshops und Suchmaschinen wie zum Beispiel TripAdvisor, Amazon oder Google gewöhnt. Auch Software lässt sich auf diese Weise effektiv – und insbesondere immer nach der gleichen Methodik – bewerten.

Zudem sollten Sie vor dem Tool Auswahlprojekt die Entscheidungsregeln festzurren bzw. im besten Fall auf ein bewährtes Schema zurückgreifen. Daher: wer trifft eine Vorauswahl? Gibt jeder Stakeholder seine Stimme zu einer Toolanforderung ab oder wird eine Bewertung gemeinsam getroffen? Wird konjunktiv oder disjunktiv entschieden? Wie wird mit Patt-Situationen umgegangen? Definieren sie die Entscheidungswege im Vorfeld und fahren Sie dann den Prozess systematisch ab. Dokumentieren Sie die Zwischenergebnisse und die Hintergründe der Bewertung. So können Sie später jederzeit belegen, wie und warum es zu einer Auswahl kam und tappen in keine der kognitiven Stolperfallen.

Fazit

Im B2B muss sich eine Software Auswahl nicht episch in die Länge ziehen. Beschleunigen Sie Ihren Evaluierungsprozess, indem Sie in einem definierten Vorgehen mit einem Anforderungskatalog arbeiten, einen digitalen Request for Information senden und mit K.O.-Kriterien arbeiten. Halbieren Sie mit diesen vier Maßnahmen den Zeitbedarf.

Sie befinden sich aktuell in einem Software Auswahlprojekt? Nutzen Sie als Vorgehensmodell unseren erprobten Auswahlprozess. Kontaktieren Sie uns für weitere Fragen. Wie freuen uns auf die Diskussionen.

Download Vorgehensmodell Tool Evaluierung: 5-phasige Vorgehen ‘mosaiic Tool Select’.