Auf den Punkt - worauf es bei einer Tool Evaluierung wirklich ankommt

2018 werden in immer mehr Unternehmen die Geschäftsprozesse digitalisierst, Abläufe durch Software Lösungen teilweise bis vollständig automatisiert. Doch bevor ein neues Tool die Arbeit aufnimmt, muss es am Markt gefunden, angepasst und aufgesetzt werden. Gerade der Such- und Auswahlprozess gestaltet sich herausfordernd. Fast immer offeriert der Markt eine Fülle mehr oder weniger vergleichbarer Lösungen unterschiedlicher Hersteller. Für die Fach- und IT-Bereiche stellt sich die Frage, welche Software aus finanziellen, fachlichen und technischen Gesichtspunkten die perfekt passendste für das Unternehmen ist. Vor der Entscheidung steht eine Tool Evaluierung, die systematische Bewertung von möglichen Software Alternativen. Im mosaiic Impuls geben wir Ihnen vier Tipps für eine bessere Software Auswahl.

Tipp 1: Fokussierte Tool Evaluierung durch einen klaren Scope

In der Regel gilt die Faustformel: je komplizierter die Geschäftsprozesse, desto herausfordernder auch die Tool Evaluierung. Verwenden unterschiedliche Nutzergruppen das Tool in fachlich abweichenden Aufgaben an verschiedenen Standorten, fällt der Auswahlprozess ungemein schwieriger aus, als bei einem Basiswerkzeug für eine Handvoll Sacharbeiter.

Gerade bei heterogenen Nutzergruppen entstehen bei der Tool Evaluierung unserer Erfahrung sehr schnell episch lange Listen mit Anforderungen. Diese besitzen oft mehr als 100 Bewertungskriterien, die bei jeder potentiell relevanten Softwarelösung betrachtet werden müssen. Zu viel! zu zeitintensiv.

Bevor Sie sich mit Anforderungskriterien und Software Tool Herstellern en Detail beschäftigen, gilt es den Scope Ihres Zielsystems genau zu klären. Im Zentrum stehen folgende Fragen:

  • “Welche Geschäftsprozesse profitieren am meisten von einer Softwareunterstützung?”
  • “Welche Nutzergruppe würden bereits eine minimale Automatisierung ihrer Aufgaben spürbar entlasten?”
  • “Was sind täglichen Routinetätigkeiten der Nutzer, die immer wieder anfallen und daher durch Software optimal unterstützt werden sollten?”
  • “Worin bestehen die Kernfunktionen und Kernkomponenten des zukünftigen Tools? Was ist die Essenz?”

Stehen die fachlichen und technischen Grenzen der Software, fokussieren Sie. Daher: welche Funktionen, Eigenschaften und Fähigkeiten des Tools sind für die Nutzer am wichtigsten? Setzen Sie Schwerpunkte! Nicht jede Eigenschaft ist gleichwichtig.

Tipp 2: Vergleichbare Tool Evaluierung durch einheitlich formulierte Kriterien

Auf Basis eines definierten Scopes können Sie nun gemeinsam mit den Stakeholdern Bewertungskriterien festzurren. Regelmäßig erleben wir, dass dazu E-Mailanfragen an die Nutzergruppen rausgehen mit der Bitte, ihre Anforderungen bis zu einem Stichtag schriftlich zu fixieren. Das tun die Anwender auch prompt, schließlich geht es um ihre zukünftige Systemunterstützung.

Das Problem dabei: häufig sind die zurückgemeldeten Kriterien verschieden formuliert. Das Spektrum reicht von oberflächlich bis detailgenau, von langen Schachtelsätzen bis kurzen Stichpunkten. Dies wiederum führt dazu, dass sich die Bewertung der Software Eigenschaften als sehr mühsam gestaltet und obendrein stark von den evaluierenden Akteuren und ihrer individuellen Interpretation des jeweiligen Kriteriums ausfällt. Schade, denn eigentlich verlief der Start in die Tool Evaluierung doch so flüssig.

Sie umgehen diese Hürde, indem Sie jedes Bewertungskriterium syntaktisch identisch formulieren. Nutzen Sie dazu einfach das Format einer User Story, beispielsweise nach Mike Cohn:

Als <Rolle> möchte ich <Ziel/Wunsch>, um <Nutzen>.

User Stories zentrieren auf den Nutzer und dessen Mehrwert. Alternativ bedienen Sie sich dem Konzept einer Satzschablone nach IREB. Die Schablone rückt das System in den Vordergrund:

<Wann? Unter welcher Bedingung?> <Muss | Soll | Kann | Wird > das System <…|’wem?’ Die Möglichkeit bieten | fähig sein> <Objekt & Ergänzung des Objekts> <Prozesswort>

Liegen alle Bewertungsanforderungen vor Ihnen, präzisieren Sie in einem letzten Schritt die K.O.-Kriterien. Daher: was muss unbedingt erfüllt sein? Ist ein solcher Show-Stopper nicht erfüllt, kommt das gesamte Tool für Sie nicht weiter in Frage.

Tipp 3: Beschleunigte Tool Evaluierung durch einen zweistufigen Auswahlprozess

Angenommen der Fachbereich und Sie konnten sich auf den Scope und die wichtigsten 50 Bewertungskriterien einigen. Und angenommen Ihre erste Marktrecherche förderte 10 relevante Tool Hersteller zu Tage. Evaluieren Sie jedes Tool sofort ausführlich, bedeutet dies immer noch einen Gesamtaufwand von 500 Einzelbewertungen (= 50×10). Um in 500 Einzelfällen zu einem belastbaren Urteil zu gelangen, müssen Sie sehr viel Zeit und Energie investieren. Dokumente müssen recherchiert, Hersteller in Workshops befragt und Demonstrationssysteme aufgesetzt werden. Je mehr Parteien dabei am Tisch sitzen, desto langgezogener dieser Bewertungsprozess.

Aus unserer Erfahrung zielführender ist ein zweistufiges Vorgehen. Wählen Sie die 10 wichtigsten Bewertungskriterien und untersuchen mit diesen die am Markt verfügbaren Lösungen. In wenigen Arbeitstreffen sollte die Longlist von initial 10 und mehr potentiell relevanten Herstellern auf 3-5 interessante Kandidaten herunterschrumpfen. Schließen Sie alle Tool Lösungen aus, die von anderen Alternativen in 80 Prozent der Kriterien dominiert werden. Trennen Sie sich ebenfalls von Anbietern, die mindestens eines Ihrer K.O.-Kriterien nicht erfüllen.

Gehen Sie mit der resultierenden Shortlist dann in Einzelworkshops mit den Herstellern. Grundlage sind nun die vollen 50 Bewertungskriterien, von denen Sie 10 Kriterien bereits für die Longlist betrachtet haben. Statt der initial 500 Bewertungen, treffen Sie in der Tool Evaluierung nur noch 220 Entscheidungen (= 10 Tools x 10 Kriterien + 3 Tools x 40 Kriterien). Das ist weniger als die Hälfte des ursprünglichen Aufwands. Weitere Beschleunigungsmaßnahmen haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst.

Tipp 4: Realistische Tool Evaluierung durch Verproben am konkreten Beispiel

Für die letzte Phase einer Tool Evaluierung haben Sie die drei Tool Hersteller der Shortlist zu einem gemeinsamen Arbeitstermin eingeladen. Die angereisten Anbieter sollen nun Ihre Lösung präsentieren und zu den 50 fixierten Bewertungskriterien Stellung beziehen. Pro Anbieter planen Sie einen halben Workshoptag. Hinzu kommen inhaltliche Vor- und Nachbereitung sowie Koordination. Eine ganze Menge Aufwand, aber schließlich geht es um eine wichtige Entscheidung.

In der Praxis beobachten wir regelmäßig, dass solche Hersteller Workshops sehr theoretisch ablaufen. Die Teilnehmer diskutieren im Konjunktiv, erörtern im Dialog auf Basis von PowerPoint Folien und Whiteboard Skizzen. Es wird umrissen, was die Lösung alles könnte, sollte und müsste. Gezeigt werden maximal Screenshots des in Frage kommenden Systems.

Statt im Abstrakten zu bleiben und womöglich in eine Auswahl-Stolperfalle zu tappen, sollten Sie die Tools anhand konkreter fachlicher Beispiele auf Herz und Nieren zu prüfen. Lassen Sie sich zuvor spezifizierte Anwendungsszenarien von den Anbietern vorführen. Erleben Sie und Ihre Fachkollegen in direkter Interaktion, was die Software alles kann und mit welcher Qualität Systemfunktionen bereitgestellt werden.

Fazit

In digitalen Zeiten, in denen immer mehr Geschäftsprozesse von Software unterstützt werden. gehört die Tool Evaluierung zur Standardaufgabe von IT-(Architektur)-Abteilungen. Mit den vier vorgestellten Tipps sollten Sie schneller zu einer belastbaren Entscheidung gelangen können.

Sie befinden sich aktuell in einem Software Auswahlprojekt? Nutzen Sie als Vorgehensmodell unseren erprobten Auswahlprozess. Kontaktieren Sie uns für weitere Fragen. Wie freuen uns auf die Diskussionen.

Download Vorgehensmodell Tool Evaluierung: 5-phasige Vorgehen ‘mosaiic Tool Select’.