Beitragsbild Softwarebeschaffung

Fachbereichsleiter, IT-Verantwortlicher und Einkäufer – mit hoher Sicherheit waren Personen in genau dieser Funktion an Ihrer letzten Softwarebeschaffung beteiligt. Das reicht nicht? Zusätzlich wurden ebenfalls ein Enterprise Architect, mehrere Softwarenutzer oder gar Vertreter des Top-Managements involviert?

Vollkommen nachvollziehbar! Die Auswahl einer Software ist eine Investitionsentscheidung. Bevor Sie bzw. Ihr Unternehmen sich daher für viele Jahre an ein Produkt und einen Hersteller ketten, muss das Tool aus unterschiedlichen Perspektiven bewertet werden. Dazu sollten die personellen Strukturen sowie Rollen dieses Bewertungsgremiums klar sein. Welche das sind und wie diese zusammenwirken erläutern wir in diesem mosaiic Impuls.

Die Softwarebeschaffung vollzieht das Buying Center

Ob auf Grund von Rationalisierungsmaßnahmen, Gesetzesänderungen oder Geschäftsmodell-Innovation – regelmäßig stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine neue Business Software für ihre Prozesse auszuwählen. Je komplexer, teurer und bedeutsamer dabei das Produkt, desto mehr Akteure sitzen bei der Softwarebeschaffung mit am Entscheidungstisch. So sind bei der Wahl von großen Systemen wie beispielsweise einer Enterprise Resource Planning (ERP) Software neben dem Projektleiter, Fachbereichsvertreter, IT-Leiter und dem Einkäufer, gleichsam der Enterprise Architect, Softwarenutzer, Lizenzmanager, Geschäftsführer sowie Informationschutzbeauftragte in das Vorgehen eingebunden. Eine ganze Menge Personen also, mit verschiedensten Funktionen.

Zusammen formen die Akteure das Buying Center, ein Einkaufsgremium, welches eine Investitionsentscheidung treibt. Oberstes Ziel dieses Buying Centers ist es, das Ergebnis der Entscheidung durch gemeinsames Wissen und Erfahrung zu optimieren.

In der Praxis der Softwarebeschaffung sind Buying Center alles andere als statische Gruppen. Das Gegenteil ist der Fall: Buying Center sind dynamisch. Je nach Phase des Auswahlprozesses sind verschiedene Personen unterschiedlich stark im Gremium aktiv. Nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft die involvierten Akteure entlang der sechs FOR-DEC-Phasen einer Softwarebeschaffung.

Abbildung 1: Beispielhafte Zusammensetzung eines Buying Centers während einer Softwarebeschaffung

Agieren zu Beginn vermehrt der Fachbereich (und insbesondere die Nutzer) im Zuge der Anforderungserhebung, schlägt die Stunde der IT-Leiter und Enterprise Architekten in der sich anschließenden Lösungsraumsondierung. Nachdem der Informationsschutzbeauftragte, der Lizenzmanager bzw. der Betriebsrat die Software dann freigegeben haben, verhandelt der Einkäufer schließlich die kommerziellen Konditionen mit dem Hersteller.

Entwickeln Sie zu Beginn der Softwarebeschaffung einen Plan, wer wann und zu welchen Fragestellungen in den Entscheidungsprozess eingebunden sein wird. Kommunizieren Sie diesen Ablauf früh und verbindlich an Ihre Kollegen. So können diese das Beschaffungsvorhaben im Vorfeld berücksichtigen und die Bewertungstermine entsprechend vorbereiten.

Machtverteilung, Einstellung und Rollen im Entscheidungsprozess

Losgelöst welcher Funktionsbereich im Buying Center vertreten ist: ein Akteur ist einer neuen Software gegenüber positiv, neutral oder negativ eingestellt. Zudem besitzt er eine Entscheidungsmacht, die von Entscheidungsbeeinflussung über ein Vetorecht bis hin zum Entscheidungsmandat reicht. Unter Abbildung illustriert die beiden Dimensionen, deren Ausprägungen sowie die für eine Softwareauswahl typische Rollen.


Abbildung 2: Die Macht und Einstellung von Rollen in der Softwarebeschaffung

Wollen Sie, dass Ihre Softwarebeschaffung in sachlich konstruktiven Bahnen verläuft, sollten Sie insbesondere die fünf zentralen Rollen sowie ihren Einfluss und die Grundhaltung gegenüber der auszuwählenden Software kennen. Ganz bewusst differenzieren wir bei den Beeinflussern, da diese Gruppe vor den Abzeichnern und einem Entscheider die personell stärkste Fraktion ist.

Empfehler

Ein Empfehler spricht sich für eine neue Software aus, da diese entweder seine operative Arbeit erleichtert oder die Erreichung eigener (Karriere-)Ziele unterstützt. Meist fachlich orientiert, weiß der Empfehler „Was an der Basis im Betrieb gebraucht wird“. Er besitzt keine Entscheidungsmacht. Stattdessen liefert er Anforderungen an die Software und Hintergrundinfos zu den unterstützten Geschäftsprozessen.

Typische Fragen eines Empfehlers:

  • „Welche Arbeitsschritte würde die Software vereinfachen?“
  • „Wo kann uns das Tool im operativen Alltag entlasten?“
Beeinflusser

Neutral, unabhängig und faktenbasiert unterwegs ist der Beeinflusser. Sein Ziel besteht darin, die für das Unternehmen optimale Software aus einem Meer von Alternativen auszuwählen. Ein Beeinflusser denkt analytisch und distanziert. Revisionssicherheit, Objektivität und Nachvollziehbarkeit sind für ihn essentielle Prinzipien bei der Softwarebeschaffung. Wie der Empfehler und Ablehner besitzt er keine Entscheidungsmacht. Externe Berater oder Inhouse Consultants sind typische Vertreter für diese Rolle.

Typische Fragen eines Beeinflussers:

  • „Inwieweit kann die Software uns hierbei unterstützen?“
  • „Was sagen andere Kunden über das Tool?“
Ablehner

Konträr zum Empfehler steht der Ablehner dem neuen Softwareprodukt kritisch gegenüber. Die Gründe dafür sind vielfältig und selten rationaler Natur. In der Regel impliziert das Tool Änderungen in den vertrauten fachlichen Arbeitsabläufen oder steht den eigenen persönlichen Absichten entgegen. Auch ein Ablehner beeinflusst eine Softwarebeschaffung, wenn auch in eine negative Richtung.

Typische Fragen eines Ablehners:

  • „Weshalb brauchen wir eine andere Software?“
  • „Warum können wir nicht mit dem bewährten Tool weiterarbeiten?“
Abzeichner

Der Abzeichner besitzt Vetomacht, kann also eine Entscheidung zu Gunsten einer Software verhindern. Sein treibendes Motiv ist die strategische Steigerung oder zumindest das taktische Absichern des Unternehmenswertes. Dabei agiert er entlang von unternehmensinternen und –externen Regeln. Mögliche Abzeichner bei einer Softwarebeschaffung sind beispielsweise der Enterprise Architect oder der Informationsschutzbeauftragte.

Typische Fragen eines Abzeichners:

  • „Erfüllt die Software unsere Compliance Regeln?“
  • „Inwieweit haben wir für das Tool bereits eine alternative Software im Portfolio?“
Entscheider

Der Entscheider ist die Schlüsselperson in der Softwarebeschaffung. Zentral für ihn sind die betriebswirtschaftlichen Faktoren hinter einem neuen Produkt, wie dessen Return on Investment, die Total Cost of Ownership sowie einzelne Nutzenelemente. Den Entscheider interessieren Ergebnisse. Auch wenn eine Entscheidung von mehreren Personen angebahnt und eine Vorauswahl getroffen wird, so wählt in letzter Instanz ein Entscheider. Erfüllt eine Software die fachlichen und technischen Kriterien, so wählt dieser auf Grundlage wirtschaftlicher Kriterien.

Typische Fragen eines Entscheiders:

  • „Was haben wir von der Software?“,
  • „Und was riskieren wir?“

Empfehlung: Halten Sie zu Beginn offiziell fest, wer eine Softwarebeschaffung beeinflusst, entscheidet bzw. mit einem Veto in Frage stellen darf. Notieren Sie während der Auswahl zudem, wer der neuen Software positiv, neutral oder negativ gegenübersteht und setzen Sie geeignete Change Management Maßnahmen auf.

Fazit

Die Beschaffung betrieblicher Software ist ein Entscheidungsprozess. Je höher die bevorstehende Investition, je näher am Kerngeschäft des Unternehmens und je umfassender die firmeninternen Änderungen, desto größer in der Regel das Entscheidungsgremium. Überlassen Sie bei der Entscheidungsfindung in diesem Buying Center nichts dem Zufall. Planen Sie die Zusammensetzung, Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse dieses Gremiums im Vorfeld. 

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