Beitragsbild Software Pilotprojekt

Im Software Auswahlprozess stehen Sie vor einer Entscheidung. Prinzipiell decken alle drei auf der Shortlist stehenden Softwareprodukte die Anforderungen der Fachabteilungen ab. Preislich nehmen sich die Lösungen nicht viel. Auch hinsichtlich der Sicherheitsbestimmungen liegen alle drei Tools nahezu gleichauf. Was tun?

Weshalb an dieser Stelle nicht ein Software Pilotprojekt durchführen. In einem zeitlich begrenzten Rahmen testen Sie jedes Produkt an und lernen dabei am praktischen Beispiel. In diesem mosaiic Impuls geben wir Ihnen zwei erprobte Modelle für das Testen von Softwarepiloten an die Hand: die Testkarte und die Erkenntniskarte.

Software pilotieren leicht gemacht – wirklich?

Eigentlich klingt es trivial. Einfach eine Testlizenz der neuen Software besorgen, installieren, testen, dokumentieren, fertig. Eigentlich. Denn rasch entpuppt sich die „nur Mal kurz Antesten“-Aktion als wochenlanges Vollzeitprojekt für mehrere Ihrer Mitarbeiter. Zunächst muss die Lizenz beschafft werden, dann die Software installiert und oft auch konfiguriert werden. Anschließend der Import ausgewählter Datensätze. Achja, zuvor sollte noch geprüft werden, wo sich die Cloud Testinstanz befindet und was mit den eingespielten Daten überhaupt passiert. Steht die Teststellung, dann folgen die Funktions-, User Interface- und Datentests. Doch wo am besten anfangen? Und können die Fachkollegen das neue Software-Werkzeug überhaupt bedienen?

Schnell sind mehrere Wochen ins Land gezogen und den Fachbereichen bleiben Sie weiterhin noch Antworten auf die brennenden fachlichen Fragen schuldig. Der Software Auswahlprozess geht nicht voran, er klemmt in der Pilotierungsphase. Was als kleine Experimentierinitiative begann, entwickelt sich zum ausgewachsenns IT-Vorhaben. Unser Tipp an dieser Stelle: ein klares Scoping des Piloten. Wie? Mit Hilfe von Test- und Erkenntniskarten.

Die Testkarte – ein Software Pilotprojekt richtig scopen

Software Pilotprojekt ist nicht Software Pilotprojekt. Auf den Umfang und die Detailtiefe kommt es an (siehe Beitrag Software Test Pilot – wie Sie mit einer neuen Business Software zur Probe fahren). In den von uns begleiteten Software Auswahlprojekten hat sich die in unterer Abbildung 1 dargestellte Testkarte als nützlich erwiesen.

Abbildung 1: Aufbau einer Testkarte für ein Software Pilotprojekt

Neben dem Testnamen, den Testverantwortlichen, einer Terminfrist und einer angenommenen Dauer notieren Sie auf der Karte die Anforderung, die Sie pilotieren möchten. Anschließend spezifizieren Sie den Test, sowohl im Vorgehen, in der Metrik und den Anforderungen.

Beispielsweise könnte der Test für die Anforderung „Daten-Import“ darin bestehen, die Software auf einem lokalen Notebook zu installieren und per XML oder CSV-Schnittstelle 1 Mio. vorbereitete Datensätze einzuspielen (Test). Sie messen die Testergebnisse durch die Kontrolle der Gesamtdauer für den Datenimport sowie die Zahl der nicht importierbaren Daten (Metriken). Die Lösung erfüllt die Anforderung, falls alle Datensätze in unter 8 Stunden importiert wurden.

Bevor es also an die Pilotierung geht, definieren Sie und Ihre Kollegen die Tests auf Basis der Anforderungen. Welche Aspekte der Software betrachten wir detailliert? Wie viel Aufwand wollen wir dafür treiben? Woran erkennen wir, dass die Lösung die Anforderung auch erfüllt? Je mehr Testkarten, desto umfangreicher das Pilotierungsprojekt.

Die Erkenntniskarte – die Pilotierungsergebnisse richtig erfassen

Jetzt geht es in die Umsetzung. Dazu erstellen Sie für jede Testkarte ihres Pilotierungsprojekts eine sogenannte Erkenntniskarte. Nachfolgend der Aufbau.

Abbildung 2: Aufbau einer Erkenntniskarte für ein Software Pilotprojekt

Wie die Testkarte besitzt auch die Erkenntniskarte einen Kopf mit den Meta-Infos Erkenntnisname, Verantwortlicher und dem tatsächlichen zeitlichen Testaufwand. Es folgt erneut die Anforderung an die Lösung, identisch zu den Angaben in Ihrer Spezifikation (Lastenheft, Fachkonzept, etc.) und der Testkarte. Anschließend die Substanz. Sie dokumentieren Ihre Beobachtungen bzw. die gewonnenen Informationen sowie die daraus abgeleiteten Erkenntnisse. Auf Grundlage dieser entscheiden Sie und Ihre Kollegen dann über Folgeschritte und deren Priorität.

Anknüpfend am oberen Beispiel: Angenommen Sie haben beim Testen des Daten-Imports (Anforderung) feststellen müssen, dass für den XML Import zuvor eine technische Schnittstelle entwickelt werden muss. Mit CSV-Dateien hatte die Lösung jedoch kein Problem. Auch haben Sie observiert, dass der Import von 1 Mio. Datensätzen mittels CSV unter 2 Minuten benötigt und alle Einträge vollständig übertragen wurden. Die Installation der Testinstanz auf dem Notebook eines Ihrer Mitarbeiter verlief ebenfalls glatt (Feststellungen). Sie leiten daraus ab, dass eine lokale Installation für Testzwecke ausreichend ist, Sie für einen XML Import dagegen technisches Knowhow aufbauen müssen (Erkenntnisse). Als Konsequenz beschließen sich bei einem IT-Dienstleister ein Angebot für eine Schnittstelle einzuholen (Entscheidungen & Aktionen).

Der Vorteil der Erkenntniskarte: Sie erfassen die Testergebnisse strukturiert, entwickeln aus diesen systematisch Ihre Erkenntnisse sowie Folgeschritte. Was konnten wir beim Pilotieren der Software beobachten? Was lernen wir daraus? Wie wollen wir mit diesem neuen Wissen umgehen? Für jede praktisch überprüfte Anforderung besteht nun Klarheit, zu welchem Grad die untersuchte Lösung diese erfüllt und was dies für Ihre finale Software Auswahlentscheidung bedeutet.

Fazit

Die Beschaffung betrieblicher Software ist ein Entscheidungsprozess. Je höher die bevorstehende Investition, je näher am Kerngeschäft des Unternehmens und je umfassender die firmeninternen Änderungen, desto größer in der Regel das Entscheidungsgremium. Überlassen Sie bei der Entscheidungsfindung in diesem Buying Center nichts dem Zufall. Planen Sie die Zusammensetzung, Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse dieses Gremiums im Vorfeld. 

Sie befinden sich aktuell in einer Software Evaluation? Nutzen Sie als Vorgehensmodell unseren erprobten Auswahlprozess. Kontaktieren Sie uns für weitere Fragen. Wie freuen uns auf die Diskussionen. Download Vorgehensmodell Tool Evaluierung: 5-phasige Vorgehen ‚mosaiic Tool Select‘.