Beitragsbild Software Sourcing

Sie sind Leiter eines Software Sourcing Projektes? Herzlichen Glückwunsch! Vor Ihnen liegt ein mehrstufiger Entscheidungsprozess, an dessen Ende die Empfehlung für die fachlich, technisch und wirtschaftlich passendste Tool Lösung steht. Aber Achtung: Auf dem Weg zur optimalen Software lauern gleich mehrere Stolperfallen. Fünf stellen wir Ihnen in diesem mosaiic Impuls vor.

Die fünf Stolperfallen beim Software Soucring

Stolperfalle #1: Ausschließlich an die Lösungen denken

So geht es nicht weiter. Sie brauchen eine Business Intelligence Software. Trotz umfassender VBA Makro-Akrobatik und Diagramm-Trickserei stößt das bei Ihnen über viele Jahre eingesetzte Microsoft Excel-File nun an seine Grenzen.

Ihre erste Anlaufstelle ist die Suchmaschine Google. Schnell sind Schlagworte wie ‚Business Intelligence Tool‘ oder ‚BI Lösung‘ eingegeben und die ersten 17 der über 340.000.000 Suchergebnisse gesichtet. Die Webauftritte der Hersteller A, B und C schauen vielversprechend aus. Warum diese nicht einfach einladen und zu ihrer Lösung befragen?

Empfehlung: In unseren Software Sourcing Engagements beobachten wir regelmäßig, dass Fachabteilungen nach kurzer Zeit bereits den Lösungsraum sondieren. Schnell sind relevante Kandidaten gesetzt, Hersteller-Workshops terminiert und Vorentscheidungen getroffen. Dabei sind Bewertungstreffen erst der übernächste Schritt. Zuvor sollten Ihre Anforderungen feststehen. Welche Anwendungsfälle muss die Software unterstützen? Welche Schnittstelle auf jeden Fall mitbringen? Welche Funktionen unbedingt ausführen? Erst wenn das ‚Was‘ (die Anforderungen) feststeht, gehen Sie auf das ‚Wie‘ (die Tool-Lösungen) ein.

Stolperfalle #2: Wichtige Anforderungsquellen vergessen

Als Nachfolger für die Microsoft Access Datenbank benötigt Ihr Mitarbeiter Herr Schmidt ein Tool. Dazu nimmt er zusammen mit Kollegin Frau Meier die Anforderungen auf. Nach einer Woche steht eine konsolidierte Liste mit insgesamt 30 Top-Anforderungen auf dem Papier. Diese sendet Herr Schmidt an potentiell in Frage kommende Hersteller und bittet um einen Vor-Ort Demonstrations-Workshop. Die Termine laufen gut, nach 6 Wochen steht die optimale Lösung fest.

Plötzlich meldet sich Herr Müller von der Nachbarabteilung. Er möchte ebenfalls mit dem neuen System arbeiten und hat – wenig überraschend – wenige zusätzliche Detailanforderungen. Auch gibt es da noch dieses Nachbarsystem zu dem eigentlich eine Export-Schnittstelle führen muss. Und überhaupt: berücksichtigt die präferierte Lösung überhaupt die Anforderungen der Informationssicherheit nach ISO 27001?

Empfehlung: Identifizieren Sie zu Beginn alle Anforderungsquellen für die neue Software und binden Sie diese in den Auswahlprozess ein. In der Regel sind dies die Stakeholder, beispielsweise die Fachbereichsnutzer bzw. der IT-Betrieb. Aber auch Nachbarsysteme, Vorgängersysteme und ähnliche Systeme sind Quellen für Anforderungen. Schließlich sind dokumentierte Anforderungen ebenfalls für die Auswahl der optimalen Lösung maßgebend. Das 6S Modell hilft bei der Strukturierung.

Stolperfalle #3: Keinen klaren Entscheidungsprozess besitzen

Die Anforderungen sind erhoben, abgestimmt und gewichtet. Die Lösungen wurden gesichtet und bewertet. Ein Favorit ausgewählt. Seitdem hakt es, im Software Sourcing Prozess. Nichts geht mehr weiter.

Der Grund: der Einkauf wurde zu spät informiert. Die vorgeschlagene Tool-Lösung liegt in Anschaffung und Betrieb über den Budgetgrenzen. Der Fachbereich argumentiert dagegen. Ein Festhalten am Ist-Zustand stellt ein signifikantes Risiko für das Unternehmen dar. Die Entscheidung ist festgefahren.

Empfehlung: Legen Sie vor der Softwareauswahl die Entscheidungsprozesse fest. Wert trifft eine Vorauswahl? Wird konjunktiv oder disjunktiv entschieden? Wer verfügt über Veto-Rechte, zeichnet eine Entscheidung also ab? Was passiert bei Patt-Situationen? Eliminieren Sie alle nervenaufreibenden Zeitfresser mit klaren Kommunikations- und Entscheidungswegen.

Stolperfalle #4: Sich von Herstellerpräsentationen blenden lassen

Dienstag 8:30 Uhr, Hersteller-Workshop. Drei adrett gekleidete Mitarbeiter des Software-Vendoren treffen pünktlich im Eingangsbereich Ihres Unternehmens ein. In den folgenden drei gemeinsamen Stunden werden Sie die Softwarelösung im Detail betrachten.

Dazu hat der Hersteller keine Kosten und Mühen gescheut. Ihren Entwicklungsingenieuren sitzen geschulte Vertriebsmitarbeiter gegenüber, die auf Hochglanzfolien und in perfektionierten Demonstrationsumgebungen die Vorzüge ihres Tools aufzeigen. Das Versprechen: Alle geforderten Features sind enthalten oder können binnen kürzester Zeit nachgeliefert werden.

Empfehlung: Lassen Sie sich von den Vertriebsshows der Hersteller nicht blenden. Diese praktizieren nur ihr Handwerk, das Verkaufen. Geben Sie stattdessen das Drehbuch für den Workshop vor. Welche Anwendungsfälle werden zu welchem Grad bereits von der Ist-Version erfüllt? Wie löst das Tool tatsächlich die in Ihrer Praxis anzutreffenden Probleme? Wo gibt es konkrete Beispiele? Verfahren Sie nach einem einheitlichen Procedere für alle Termine und machen Sie auf diese Weise die Fähigkeiten & Eigenschaften der Tools vergleichbar.

Stolperfalle #5: Zu viel Zeit in die Evaluierung investieren

Die Entscheidung für eine Business Software ist weitreichend. Ihre Kollegen und Sie binden sich viele Jahre an das neue Tool. Zu den Initialkosten für Auswahl, Konfiguration und Einführung kommen die Wartungs-, Betriebs- und Weiterentwicklungsaufwände sowie die Lizenzkosten. Folgerichtig sollte die Auswahl sorgfältig und strukturiert vonstattengehen.

Das heißt jedoch nicht, dass sich der Evaluierungsprozess monatelang hinziehen muss. Das Umfeld ist in Bewegung. So erlebten wir 2017 in einer von uns begleiteten Tool Evaluierung, dass eine favorisierte Application Lifecycle Lösung von einem deutschen zu einem israelischen Hersteller wechselte. Nach 9 Monaten Assessment hatten sich damit maßgebliche Randbedingungen geändert. Die Konsequenz: die Bewertung musste erneut starten, das Team zurück auf Los.

Empfehlung: Eine Entscheidung wird nicht besser, wenn diese unnötig herausgezögert wird. Begrenzen Sie die für das Software Sourcing verfügbare Zeit. Gehen Sie stufenweise vor und entscheiden Sie nach einem 4-wöchigen Sourcing Sprint, wie Sie weiter verfahren wollen. Bereits ein Kauf? Oder doch erst das Pilotprojekt? Muss es wirklich der Workshop Marathon mit 5 Herstellern sein oder reicht eine kostengünstigere Online-Befragung?

Fazit

In digitalen Zeiten gehört das Software Sourcing zur Standardaufgabe der Fach- und IT-Abteilungen. Vermeiden Sie die oben skizzierten Stolperfallen. Identifizieren Sie dazu die wichtigsten Anforderungsquellen, erheben Sie die Anforderungen und fixieren Sie den Entscheidungsprozess. Lassen Sie sich anschließend von den Herstellern in den Tool-Workshops nicht blenden und treffen Sie Ihre Entscheidungen stufenweise. Viel Erfolg im Sourcing Ihrer neuen Software.

Sie befinden sich aktuell in einem Software Sourcing Projekt? Nutzen Sie als Vorgehensmodell unseren erprobten Auswahlprozess. Kontaktieren Sie uns für weitere Fragen. Wie freuen uns auf die Diskussionen. Download Vorgehensmodell Tool Evaluierung: 5-phasige Vorgehen ‚mosaiic Tool Select‘.